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車検時期が近付いたらメール通知する (ワークフロー)

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概要

このページでは、車検満了日のN日前になったら通知メールが送信されるようにする方法を紹介します。メールの送信先はCariotユーザー以外も選択可能です(車両管理担当者への送付を想定しています)

目次
A. 設定の全体像
B. 初期設定(車両ページに[車検満了通知先]項目を追加)
C. 初期設定(メールテンプレートの作成)
D. 初期設定(メールアラートの作成)
E. 初期設定(ワークフロー実行ユーザの設定)
F. 初期設定(フローの作成)
G. 初期設定(車両ページに車検満了日と車検満了通知先を登録)
H. 初期設定が正常に確認されたことの確認
I. 補足説明

 

A. 設定の全体像

以下の仕組みでメール通知機能を実現します。

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B. 初期設定(車両ページに[車検満了通知先]項目を追加)

手順B-1. Cariotホーム画面右上の歯車マーク→[設定]→上部メニュー[オブジェクトマネージャ]を選択→右上のクイック検索に[車両]と入力→[車両]を選択

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手順B-2. 左メニュー[項目とリレーション]を選択→[新規]をクリック

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手順B-3. [メール]を選択→[次へ]をクリック

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手順B-4. 項目の表示ラベルに[車検満了通知先]と入力→項目名に[ InspectionNoticeMail ]と入力→[次へ]をクリック

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手順B-5. [次へ]をクリック

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手順B-6. [保存]をクリック

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以上で、車両ページに[車検満了通知先]項目が追加されました。

 

C. 初期設定(メールテンプレートの作成)

手順C-1. Cariotホーム画面右上の歯車マーク→[設定]→左メニュー検索ボックスに[メールテンプレート]と入力→[Classicメールテンプレート]を選択→[新規テンプレート]をクリック___________________________1.png

手順C-2. [テキスト]を選択→[次へ]をクリック

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手順C-3. [フォルダ]は「Cariotメールテンプレート」を選択→[有効]にチェック→[メールテンプレート名]は「車検満了通知メール」と入力→[テンプレートの一意の名前]は「InspectionNoticeMail」と入力→[文字コード]は「日本語(JIS)」を選択→[件名]は下記の表に記載の「メール件名」の内容を入力→[メール内容]は下記の表に記載の「メール内容」の内容を入力→[保存]をクリック

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メール件名 車検満了日が 2ヶ月後です (車両名: {!Cariot__Vehicle__c.Name})
メール内容 Cariotからの自動通知メールです。
車両名: {!Cariot__Vehicle__c.Name} の 車検満了日が 2ヶ月後です
車検満了日: {!Cariot__Vehicle__c.Cariot__InspectionDate__c}
車両ページ: {!Cariot__Vehicle__c.Link}

手順C-4. [テストの送信と差し込み項目の検証]をクリック

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手順C-5. [関連先レコード]の左は「車両」を選択→右はいずれかの車両を選択→[メールプレビューの送信先]にチェックを入れ、自分のメールアドレスを入力→[OK]をクリック

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以下のようなテストメールが届きます。

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D. 初期設定(メールアラートの作成)

手順D-1. Cariotホーム画面右上の歯車マーク→[設定]→左メニュー検索ボックスに[メールアラート]と入力→[メールアラート]を選択→[次へ]をクリック

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手順C-2. [新規メールアラート]をクリック

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手順C-3. [説明]は 「車検満了日の通知メール」と入力→[一意の名前]は「 InspectionNoticeMail 」と入力→[オブジェクト]は 「車両」を選択→[メールテンプレート]横の虫眼鏡をクリックし、[Cariotメールテンプレート]の「車検満了通知メール」を選択→[受信者種別]で[ユーザ]を選択し、「ユーザ: Cariotシステム管理者」を追加→[受信者種別]で[メールの項目]を選択し、「メールの項目: 車両満了通知先」を追加→[追加のメール]は自由に追記 (無記入も可)→[差出人メールアドレス]は「現在のユーザのメールアドレス」を選択→[保存]をクリック

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以上で、メールアラートが作成されました。

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E. 初期設定(ワークフロー実行ユーザの設定)

手順E-1. Cariotホーム画面右上の歯車マーク→[設定]→左メニュー検索ボックスに[プロセスの自動化設定]と入力→[プロセスの自動化設定]を選択→右画面[デフォルトのワークフローユーザ]は「Cariotシステム管理者」を選択→[保存]をクリック

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F. 初期設定(フローの作成)

手順F-1. Cariotホーム画面右上の歯車マーク→[設定]→左メニュー検索ボックスに[フロー]と入力→[フロー]を選択→[新規フロー]をクリック

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手順F-2. [レコードトリガフロー]をクリック

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手順F-3. [オブジェクト]は「車両」を選択→[フローをトリガする条件]は「レコードが作成または更新された」を選択→[条件の要件]じゃ「すべての条件に一致(AND)」を選択→[項目]に「Cariot__InspectionDate__c」を入力→[演算子]は「null」を選択→[値]は「False」を選択→[＋条件を追加]をクリック→[項目]に「InspectionNoticeMail__c」を入力→[演算子]は「null」を選択→[値]は「False」を選択→[更新されたレコードでフローを実行するタイミング]は「条件の要件に一致するようにレコードを更新したときのみ」を選択→[フローを最適化]は「アクションと関連レコード」を選択→[完了]をクリック

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手順F-4. [＋スケジュール済みパスを追加]をクリック

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手順F-5. [パスの表示ラベル]に「車検満了日60日前」と入力→[API参照名]に「Before60Days」と入力→[時間取得元]は「車検満了日」を選択→[オフセット数]に「60」と入力→[オフセットオプション]は「日前」を選択→[完了]をクリック

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手順F-6. [車検満了日60日前]の下の[＋]をクリック

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手順F-7. [メールアラートを送信]を選択

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手順F-8. [アクション]に「車検満了日の通知メール」を選択→[表示ラベル]に「車検満了日通知メールアラート」と入力→[API参照名]に「InspectionNoticeMailAlert」と入力→[カスタムオブジェクトID]は「{!$Record.Id}」を選択→[完了]をクリック

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手順F-9. [保存]をクリック

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手順F-10. [フローの表示ラベル]に「車検満了日の通知メール」と入力→[フローのAPI参照名]に「InspectionNoticeMailFlow」と入力→[保存]をクリック

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手順F-11. [有効化]をクリック

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以上で、ワークフローが作成されました。

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G. 初期設定(車両ページに車検満了日と車検満了通知先を登録)

手順G-1. 上部メニュー[車両]を選択→登録したい車両名を選択

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手順G-2. [車検満了通知先]に通知したいメールアドレスを入力→[車検満了日]に車検満了日を入力→[保存]をクリック

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車検満了日と車検満了通知先をExcelで一括登録する方法は、以下を参照してください。

https://cariot.zendesk.com/hc/ja/articles/5936472339737

 

H. 初期設定が正常に確認されたことの確認

手順H-1. 左側メニュー[時間ベースのワークフロー]を選択→[オブジェクト][次の文字列と一致する]を選択し、一番右は[車両]と入力→[検索]をクリック

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下記画像のように、今後の通知予定が表示されます。

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I. 補足説明

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